機關事務局辦公用房管理系統

一、產品概述

隨著政府透明化和效率化改革的深入推進，對機關事務管理提出了更高的要求。特別是辦公用房的管理，作為反映政府形象和提升公務效能的關鍵因素之一，亟需現代化手段來實現資源的合理配置和高效利用。因此，建設一個集中式的機關事務局辦公用房管理系統顯得尤為迫切，它不僅符合數字化轉型的趨勢，也有助于實現資源優化配置，提升行政管理水平，并強化對公共資產的監督管理，從而有效提升公共服務質量，促進政府職能的現代化。

《黨政機關辦公用房管理辦法》要求各級機關事務管理部門應當建立健全本級黨政機關辦公用房管理信息系統定期統計匯總辦公用房管理情況，報上級機關事務管理部門，并推送同級發展改革、財政部門。各省、自治區、直轄市應當統籌推進本地區辦公用房管理信息系統建設，實現上下一體、互聯互通、動態管理。

二、產品功能

（一）辦公用房基礎信息管理

（1）房屋信息管理

在房屋信息管理系統中，用戶能夠通過基礎信息管理模塊錄入和維護房屋的關鍵信息，并能以各種方式分類顯示這些信息進行管理。此外，系統支持CAD圖紙的導入，讓用戶能夠輕松查看并標記圖紙細節。配合VR視圖管理，系統提供了一個直觀的方式來導入和管理房屋的虛擬現實視圖和實景圖片，增強用戶的體驗。最后，配套設施管理功能允許用戶詳細記錄房屋內的所有基礎和附加設備，并支持靈活的數據操作，確保信息管理的全面性和準確性。

（2）房屋分類管理

房屋分類提供了一個高度靈活的方式來組織和標識房產資源。用戶可以根據房屋的性質、用途和品級等標準來建立詳細的分類體系，通過這一模塊，可以輕松添加新的分類、修改現有分類、刪除不再需要的分類，或查詢特定的房屋分類信息，以此提高房屋管理的效率和效果。一般的分類有三種：基本保障類、生活類、辦公類。

（3）組織信息管理

對組織結構、部門、職位和人員進行精細管理，并根據行政級別自動調整空間資源和設施條件配額。這種設計強調了信息管理的互聯性和動態性，確保了辦公用房分配的合理性和適應性。通過組織信息管理功能，機構能夠高效調配其內部資源，優化空間利用，同時保持組織信息的最新狀態，保證了管理過程中的透明性和權責清晰。

（4）產權信息管理

在管理中將房屋登記備案信息填報到系統中，包括登記單位、房屋所有權利人、證件種類、證件號、共有情況、權利人類型、登記原因、使用期限、取得價格、房屋坐落、登記時間、房屋性質、規劃用途、房屋狀況和土地狀況。對產權登記數據進行分類匯總,形成產權登記電子信息，對文件進行歸檔等。利用產權登記數據，根據業務需求制定相關統計報表，完成各類匯總統計報表和分析報告，對數據進行在線分析，增強決策的科學性和一致性，推動產權管理工作的信息化進程，為領導決策提供及時、準確的依據，全面實時了解和掌握產權分布和變動情況。

（5）辦公用房制度管理

辦公用房制度管理致力于提高管理的透明度和可接近性。系統支持上傳不同形式的辦公用房管理制度文件，包括文檔、圖片和視頻等格式。使得管理人員、申請人員及領導層能夠方便地查詢并閱讀到相關的辦公用房管理制度內容。包含的制度范疇廣泛，覆蓋了國家規定、地方政策以及單位自身的管理制度等，確保所有利益相關者都能清晰理解和遵守辦公用房的使用規范和條件。

（二）辦公用房管理

（1）辦公用房標準管理

管理實現全面的辦公用房標準管理，能夠錄入不同級別的辦公用房使用標準，并為單位、部門、職位和個人分配使用面積。通過這些標準，系統自動監測并評估房屋使用情況。利用智能圖形技術，可以對每個房間進行細致的管理，涵蓋房間編號、名稱、面積、類型、使用單位、人員等關鍵信息，并通過圖示進行標記和備注，以便進行多維度的查詢。為了控制用房規范，系統自動核算人員的分攤使用面積與標準面積，識別出超標使用情況，并提供清晰的超標統計分析。

（2）多維度查詢

系統引入了一種革命性的多維度查詢功能，通過簡單輸入，如人名、房間編號、物品名稱或單位名稱，實現快速而精確地訪問相關的辦公用房信息。無論是想要了解某個員工的辦公室位置和其資產詳情（以人查房），尋找特定房間內的人員及資產狀況（以房查人），追蹤特定資產的使用人及位置（以物查人），還是匯總一個單位的所有辦公室信息及職員使用情況（以單位查房），模塊都能自動展示詳細的樓層平面圖并高亮定位，大大提升了辦公室管理的效率和透明度。

（3）地圖式管理

集成先進的GIS地圖技術，為政府資產管理提供了精確且直觀的視圖。系統能夠實時動態地展示不動產位置和資產分布情況。通過靈活的多條件地圖索引，包括使用單位、宗地、院落及使用人等，管理者可以輕松定位到具體的房產位置、院落布局，以及辦公室內人員分布和實物資產明細。同時，系統支持直接在地圖界面上點擊查詢，或者在搜索欄中輸入樓宇、人員、資產等關鍵詞以快速檢索所需信息，極大提高了管理效率和便捷性。

（三）辦公用房分配

（1）用房分配管理

在管理中將用于有用房需求的單位或部門提交用房申請，支持個人、部門、單位等單獨或者集體申請。平臺可以對房屋使用單位、人員、設施等進行分配管理，支持批量分配。支持多級審批、支持批量審批、支持電子簽名；支持到期自動回收、支持回收提醒、支持主動回收、支持設備折舊；支持維修維護申報、審批，維修維護記錄管理、維修維護耗材管理；支持實地核查記錄填報、支持視頻、圖片上傳、支持、核查結果自動分析；支持預警規則管理、支持三色預警、預警記錄處置、反饋。

（2）用房流程管理

流程管理模塊主要體現在簡化和加速辦公用房申請審批過程。核心功能包括：可自定義審批流程，滿足特定的業務需求。申請提交后，相關部門在線審批并記錄意見，依托電子簽章技術確保文檔安全性。在信息變更時，支持簽章更新和驗證，維護審批的透明度和可信度。此外，系統提供工作代理選項，允許用戶在必要時授權他人處理審批事宜。審批結果以及時限預警將通過系統即時通知用戶，以保障審批流程的高效和時效；整個過程確保了審批的靈活性、安全性和便捷性。

（3）房間圖形化管理

系統能夠清晰展現辦公樓每一層的平面圖，用戶可以看到房間布局、走廊、電梯等元素的具體位置。每個房間在平面圖上均有詳細標注，包括房間編號、面積和類型等信息；通過三維模型，系統更生動地展示了每個房間的使用細節，并通過不同的顏色和標簽來區分房間的使用單位、類型和性質等屬性。

點擊任何一個房間，都會彈出一個窗口，提供從使用單位到家具配置等更具體的房間詳情。管理員可以利用這個圖形化的接口直接編輯房間的信息。同時，房間的使用狀態會得到實時更新，以確保圖形界面上的信息能夠精確地反映出每間房屋的當前狀態，包括空閑、在用、或維修中，讓整個辦公空間的管理變得更加高效和直觀。

（四）辦公用房綜合管理

（1）辦公用房維修管理

通過一站式服務簡化了從維修申報至審批、管理及查詢的整個過程。用戶通過填寫申報單并上傳相關附件來啟動維修流程，審批人員基于提供的詳細信息和附件進行決策，確保每一步的決策都是信息充分的。維修完成后，詳盡的維修記錄帶來透明有效的后續追蹤。

（2）辦公用房核查管理

通過一個綜合性平臺，能夠便捷地對辦公房間進行實地核查，徹底記錄并分析房間的實際狀況。支持豐富的附件資料上傳，如圖片、視頻等，為核查提供更具體證據，同時自動捕捉關鍵信息如填報人和時間，以確保數據的完整性和可追溯性。核查記錄在系統中清晰展示，可根據自定義的多種條件進行高效檢索。模塊通過實地核查和上報管理的優化，不僅提升了辦公用房管理的效率，同時也確保了信息處理的安全性與準確性。

（3）辦公用房維護管理

辦公用房維護模塊集成了配置、處置利用、巡檢與整改記錄等多個功能，為確保房產資源的合理配置和有效監管提供了一體化解決方案。能夠實時追蹤辦公房產的來源與狀態變化，并監控其合規使用，同時便捷地管理巡檢與整改活動，確保管理的持續性與問題的及時響應。通過這種方式，系統不僅提高了辦公用房資源管理的效率，還強化了房產使用的規范性與透明度。

（五）權證檔案管理

（1）權證檔案信息管理

權證檔案信息管理是為了實現高效地管理和跟蹤房產證書、土地使用證等重要文件的詳盡信息，同時便于將相關掃描文件電子化并關聯到相應記錄。通過該模塊使得文件資料的錄入、狀態更新和批量處理變得簡潔而直觀，確保了檔案信息的準確性和可訪問性。系統將掃描的權證文件進行上傳并與對應的檔案記錄關聯起來。錄入各類權證文件的信息，包括房產證書、土地使用證、抵押權證等。

（2）權證檔案查詢

查詢模塊集成了快速搜索、復合高級篩選和文檔打印功能，提供一個一站式解決方案，讓用戶能便捷地檢索、查看并輸出所需的權證檔案信息。支持通過關鍵字，包括權證號、地塊編號或權屬人名稱等，進行快速檢索�？刹榭丛敿殭n案信息，支持將權證信息及附件文檔打印成紙質文件。

（3）權利變更與歷史記錄

當權證信息如權屬人發生變更時，系統能夠詳細記錄變更的詳情、時間及責任人信息。隨后，這些變更可以直接提交至一個審批流程，確保每項更改都經過嚴格的審核。為保障信息的完整性與追溯性，系統自動保留每次變更的歷史版本，使得任何時候都能追溯權證信息的變更歷史，保持數據的透明度和準確性。

（六）大數據統計分析

通過數據分析、數據挖掘，利用數據可視化技術通過圖形、圖像處理、計算機視覺以及用戶界面更加完善貼切直觀的展示當前相關數據。對辦公空間的關鍵屬性和利用情況提供全景了解。展示包括用地面積、建筑面積在內的基礎物理特征，詳細地分析并展示辦公場所的空間分布，如院落、樓宇數量及辦公用房總面積。此外，它還涉及辦公人員的配置情況，包括各單位及其人員的職級分布，進而彰顯出房間狀態、面積使用和權屬情況的全貌。大數據統計分析，用于自定義統計各種數據結果。

（1）大數據可視化平臺-展示內容

展示內容通過餅圖、條形圖等形式展示辦公用房的總體使用情況，包括總用房面積、已使用面積、剩余可用面積、整體使用率等關鍵指標。幫助管理者快速了解當前辦公用房的總體狀態；通過不同顏色的標識或圖形大小對比，展示各單位的用房分配情況，包括各區域的部門分布、面積占比、人均使用面積等。管理者可以清晰地看到各單位在空間資源上的分配情況；通過熱力圖、時間序列圖等可視化工具展示各區域或部門的使用效率情況。包括空間使用頻率、高峰期使用情況、空閑時段分布等；通過熱力圖、時間序列圖等可視化工具展示各區域或部門的使用效率情況。包括空間使用頻率、高峰期使用情況、空閑時段分布等；通過設置異常使用閾值，對辦公用房的使用情況進行實時監控。當使用率達到預設的閾值時，系統將自動發出預警通知，提醒管理者及時關注和處理異常情況；通過三維空間布局模型或平面圖等形式，直觀展示辦公空間的布局情況。管理者可以清晰地看到各部門的空間位置關系、空間利用率等信息，為調整和優化空間布局提供直觀的依據。

三、產品特點

（一）規范化的數據資源體系

基于《黨政機關辦公用房管理辦法》中的數據規范，在分析、梳理和研究辦公用房相關各領域的數據的基礎上，對使用管理數據進行科學、合理地分類、編碼，有效保障各類數據資源的采集與整合。

（二）系統化辦公用房管理體系

系統幫助客戶建立組織體系全覆蓋、履職盡責全周期、辦公用房管理全周期的三全管理體系，建立健全黨政機關辦公用房集中統一管理制度，統一規劃、統一權屬、統一配置、統一處置。由歸口機關事務管理部門負責規劃、權屬、調劑、使用監督、處置、維修等資產全生命周期管理。

（三）系統化辦公用房管理體系

通過GIS地圖清晰、靈活動態加載政府不動產的定位及資產分布情況，同時通過地圖索引（按使用單位、宗地、院落、使用人等進行多條件索引）詳細定位房地產位置、院落布局及人員具體房間、房間內的實物資產等，并在地圖上內置強大的互動統計功能，按需滿足客戶多樣化的應用場景。

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